Opruiming, sale, uitverkoop
Stapels papieren op je bureau. Je ziet door de bomen het bos niet meer. En wat je zoekt, kun je niet vinden. Het resultaat: veel ergernis. Rommel op je bureau kan voor onnodige stress zorgen. Een opgeruimde werkplek, een zogenaamde ‘clean desk policy’, draagt bij aan betere werkomstandigheden. Maar hoe doe je dat?
Dat hoef je toch niet te bewaren! Gooi het gerust weg
Rommel begint vaak met de angst om iets weg te gooien. Weeg daarom steeds af wat je met een document wilt. Leg het niet zomaar ergens neer, maar neem er een besluit over. Een opgeruimde werkplek heeft niet zozeer te maken met de aanschaf van dure opbergmappen en kasten, maar veel meer met een manier van werken.
Opruimen
Prik een vast tijdstip waarop je de ‘rommel’ te lijf gaat. Voor sommigen is de laatste middag van de werkweek daarvoor een geschikt moment. Gooi weg wat je toch niet meer gebruikt. En als je wel iets wilt bewaren, waar laat je het dan? Beschik je over voldoende opbergsystemen? Ruim documenten logisch op zodat niet alleen jij ze later makkelijk kunt terugvinden, maar ook je collega’s of je opvolger. Probeer een systeem aan te brengen in de manier van opruimen en beslissen. Leg bepaalde criteria aan. Gebruik gebeurtenissen, zoals werkbezoeken, om je werkplek eens aan een grondige inspectie te onderwerpen. Zet de bureaukastjes niet onder je bureau maar ernaast. De spullen die je op je bureau had liggen, leg je nu op de kastjes. Je hebt dan een rustiger bureaublad.
Mailbox opschonen
Behalve veel documenten op je bureau kan ook een overvolle mailbox een bron van ergernis zijn. Een in-box met meer dan 1.000 berichten is geen uitzondering. Neem regelmatig de tijd om je mailboxen op te schonen. Om meer overzicht te hebben van je in-box is het handig om submappen aan te maken. Veel mensen slaan hun mailtjes op en printen ze ook nog eens. Daarna gaan deze prints in mappen. Dit is een beetje veel van het goede. Bepaal steeds hoe je een document wilt bewaren en wees consequent.