Veiligheidscoaches instellen
Veiligheidscoaches instellen is een behoorlijke klus. Er valt heel wat te regelen, bijvoorbeeld op het vlak van financiën, het team en de tijdsduur. Als arbocoördinator of hoofd beveiliging vraag je je waarschijnlijk af waar je moet beginnen.
Voordat je echt begint, is het belangrijk dat je één aanspreekpunt namens de leiding hebt. Andere leidinggevenden bespreken dan hun adviezen of problemen met jouw leidinggevende en jij hebt maar met één persoon te maken.
Als dit niet geregeld is, krijg je te maken met veel mensen die allemaal verschillende belangen vertegenwoordigen. Laat je niet in de positie brengen dat je die belangen tegen elkaar moet afwegen.
Vervolgens onderzoek je welke regels al gelden in de instelling en wie daarvoor verantwoordelijk is, zoals:
- huisregels, omgangsvormen, terreinregels;
- regels op het gebied van toegangsbeheer en -controle;
- wat accepteren we wel en wat niet op het gebied van agressie en geweld;
- welke maatregelen kan de organisatie nemen tegen de veroorzaker(s);
- incidenten melden;
- incidenten registeren;
- incidenten analyseren: wie doet dat en hoe;
- schadeverhaal: wat is er geregeld;
- incidenten voorkomen en reduceren: welke trainingen zijn er op dit gebied;
- medewerkersveiligheid: welke visie draagt het bestuur van de instelling uit;
- welke afspraken zijn er met de politie, OM en gemeente(n);
- wie doet namens de instelling aangifte van een misdrijf;
- hoe is de opvang en nazorg in de instelling geregeld;
- zijn er cijfers over aard en omvang van incidenten en het veiligheidsgevoel van de medewerkers;
- welke rol vervult de OR op dit gebied.
Wanneer je eenmaal duidelijkheid hebt over deze vragen, weet je ook wat er nog ontbreekt. Voordat je begint met veiligheidscoaches, moet een groot deel van deze onderwerpen geregeld zijn. De overige onderwerpen moeten op korte termijn klaar zijn, eventueel samen met de veiligheidscoaches te ontwikkelen.
Welke afdelingen doen mee?
Mogelijk moet je de afdelingen langs om te vragen of ze mee willen doen met het project veiligheidscoaches. Vooral bij grotere instellingen zijn er vaak meerdere afdelingen die de agressie helemaal zat zijn en er iets aan willen doen. Toch is het verstandig om niet automatisch te kiezen voor de meest gemotiveerde afdelingen, maar op grond van de volgende punten:
- Welke afdeling heeft over een bepaalde periode de meeste geregistreerde agressie-incidenten? (De medewerkers van deze afdeling zijn gemotiveerd; er valt hier goed resultaat te behalen en dat werkt ook motiverend voor andere afdelingen.);
- Wat zijn de ervaringen van vergelijkbare instellingen?
- Welke twee afdelingen komen naar voren uit een recente RI&E (risico-inventarisatie en -evaluatie) of medewerkerstevredenheidsonderzoek?
- Wat vinden deskundigen, bestuur van de instelling, de ondernemingsraad?
- Welke afdeling heeft tijd en gelegenheid om het project goed uit te voeren?
Op basis van deze informatie kun je prioriteiten aangeven en een volgorde opstellen waarin de projectgroep begint.
Leg wel goed uit waarom je mogelijk gemotiveerde afdelingen nog even laat wachten. Geef daarbij informatie over de manier waarop de keuze is gemaakt. Anders loop je het risico dat een ‘afgewezen’ afdeling later niet meer wil meedoen.
Cursus veiligheidscoach: vraag ondersteuning
Het is verstandig om voor de eerste cursus aan de veiligheidscoaches ondersteuning te vragen aan experts op dit terrein. Dat heeft een aantal voordelen. Experts:
- zijn gewend om cursus te geven;
- zien de onderlinge verbanden tussen de onderwerpen;
- weten wat uit oogpunt van geheimhoudingsplicht wel en niet mag;
- kunnen voorafgaand aan de cursus de diverse onderwerpen nalezen en verbeteringen voorstellen.
Omdat je begint met de afdelingen met de grootste problemen, kun je de hulp van de expert optimaal benutten. De kennis die je daarbij opdoet, kun je later weer gebruiken bij de andere afdelingen.